1. Wie is verantwoordelijk?
Sanum B.V., handelend onder de naam Sanum Pro, gevestigd aan Verdunplein 17, 5627 SZ Eindhoven, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96920238. is verwerkingsverantwoordelijke voor accountbeheer, communicatie, platformbeveiliging, eigen marketing en de werking van sanum.pro. Voor persoonsgegevens die een klant via projecten, scans of integraties laat verwerken, kan Sanum optreden als verwerker namens die klant.
Privacyvragen kunnen worden gestuurd naar privacy@sanum.pro of de privacycontactpersoon via chandane@sanumwebdesign.nl.
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Accountgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, gehashte wachtwoorden, verificatiestatus en beveiligingsinstellingen.
- Projectgegevens: domeinen, sitemaps, zoekwoorden, concurrenten, rapportbranding, logo’s, taken en notities.
- Website- en marketingdata: crawlresultaten, HTTP-statussen, pagina-inhoud, analytics, zoekprestaties, advertentie-, socialmedia-, backlink- en reputatiegegevens wanneer gekoppeld.
- OAuth- en API-gegevens: versleutelde tokens, property-ID’s, account-ID’s en scopes die nodig zijn voor gekozen integraties.
- Technische gegevens: IP-adres of gehashte IP-indicatie, apparaat, browser, foutlogs, beveiligingsgebeurtenissen, gebruiksmomenten en systeemstatus.
- Communicatie: contactformulieren, supportberichten, privacyverzoeken en e-mailvoorkeuren.
- Content: teksten, afbeeldingen, logo’s, rapporten en bestanden die een gebruiker zelf invoert of uploadt.
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Account, projecten, scans en rapporten leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beveiliging, fraudepreventie, logging en misbruikbestrijding | Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen |
| Google en andere gekozen integraties uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst en, waar vereist, toestemming |
| Support en privacyverzoeken behandelen | Overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang |
| Niet-noodzakelijke analytics, advertentie- of socialcookies | Toestemming waar wettelijk vereist |
| Dienst verbeteren met geaggregeerde statistieken | Gerechtvaardigd belang, met dataminimalisatie |
4. Gekoppelde accounts en OAuth
Een gebruiker kiest zelf welke Google-, Microsoft-, Meta-, LinkedIn- of andere accounts worden gekoppeld. Sanum ontvangt geen wachtwoord van die diensten. Toegangstokens worden waar technisch mogelijk versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt voor de gekozen functies.
De gebruiker kan een koppeling in het dashboard verwijderen. Bij ontkoppeling proberen wij het token in te trekken en stoppen toekomstige synchronisaties. Reeds opgeslagen rapportdata kan volgens de bewaartermijnen blijven bestaan totdat deze wordt verwijderd.
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienst, beveiliging, wettelijke verplichtingen of een gekozen integratie. Ontvangers kunnen hosting-, e-mail-, beveiligings-, analyse- en API-providers zijn. Een actueel overzicht staat op de pagina Subverwerkers.
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens niet voor cross-context behavioural advertising, tenzij de gebruiker daar uitdrukkelijk voor kiest via een aangesloten advertentie- of consentdienst. Regionale opt-outrechten kunnen worden uitgeoefend via Privacykeuzes.
6. Internationale doorgiften
Sanum is in Nederland gevestigd. Sommige gekoppelde dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Brazilië of Canada. Waar vereist gebruiken wij adequaatheidsbesluiten, het EU-VS Data Privacy Framework, Standard Contractual Clauses, UK addenda of andere wettelijk erkende waarborgen.
De gebruiker kan specifieke integraties uitschakelen wanneer hij geen internationale doorgifte wenst.
7. Bewaartermijnen
- Accountgegevens: zolang het account actief is en daarna maximaal 30 dagen in actieve systemen, behoudens back-ups en wettelijke verplichtingen.
- OAuth-tokens: totdat de koppeling wordt verwijderd, het token vervalt of het account wordt beëindigd.
- Scans, rapporten en snapshots: volgens de instellingen van het project, standaard maximaal 24 maanden.
- Beveiligings- en foutlogs: doorgaans maximaal 90 dagen, langer bij een incident of wettelijke noodzaak.
- Support- en contactberichten: maximaal 24 maanden na afsluiting, tenzij langer nodig voor een geschil.
- Privacyverzoeken: zolang nodig om het verzoek af te handelen en naleving aan te tonen.
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel, tenzij een wet of gerechtvaardigd geschil langere bewaring verlangt.
8. Beveiliging
Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, zoals toegangsbeperking, versleutelde verbindingen, veilige tokenopslag, logging, updates, back-ups, rate limiting en incidentprocedures. Geen internetdienst is volledig risicoloos.
Meer informatie staat in de veiligheidsverklaring.
9. Rechten in de EU, EER, het VK en Zwitserland
Afhankelijk van de situatie heeft een betrokkene recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar, intrekking van toestemming en bescherming bij uitsluitend geautomatiseerde besluiten. Een verzoek kan worden ingediend via het privacyformulier.
Een betrokkene kan ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde toezichthouder in zijn land. Wij vragen alleen aanvullende verificatie wanneer dit redelijk nodig is om gegevens te beschermen.
10. Rechten in Californië en andere Amerikaanse staten
Voor zover de toepasselijke wet geldt, kunnen inwoners onder meer verzoeken om kennisneming, toegang, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid, beperking van gevoelige gegevens en opt-out van verkoop, delen of gerichte reclame. Wij discrimineren niet omdat iemand een privacyrecht uitoefent.
Sanum Pro is geen databroker en verkoopt geen persoonsgegevens. Geldige opt-out preference signals, waaronder Global Privacy Control, worden gehonoreerd waar de websiteconfiguratie en toepasselijke wet dit vereisen. Een gemachtigde vertegenwoordiger kan een verzoek indienen, waarbij wij bevoegdheid mogen verifiëren.
11. Brazilië, Canada en andere regio’s
Onder de Braziliaanse LGPD kunnen betrokkenen onder meer bevestiging, toegang, correctie, anonimisering, blokkering, verwijdering, informatie over delen, overdraagbaarheid en intrekking van toestemming vragen. Onder Canadese privacywetgeving kunnen betrokkenen onder meer toegang en correctie vragen en klachten indienen over de omgang met persoonsgegevens.
Wanneer lokale wetgeving ruimere of aanvullende rechten geeft, behandelen wij een geldig verzoek overeenkomstig die wet.
12. Kinderen
De dienst is niet bedoeld voor kinderen. Wij vragen niet bewust persoonsgegevens van personen onder de minimumleeftijd in hun land. Wanneer blijkt dat gegevens zonder geldige toestemming zijn verzameld, verwijderen wij deze voor zover redelijk en wettelijk mogelijk.
14. Wijzigingen en contact
Wij beoordelen dit beleid periodiek en passen het aan wanneer diensten, leveranciers of wetten veranderen. De datum bovenaan toont de laatste inhoudelijke update.
Contact: privacy@sanum.pro, Verdunplein 17, 5627 SZ Eindhoven, Nederland.